Bedre koncentration på kontoret

Udfordringen

En større dansk advokatvirksomhed bad om vores hjælp til at undersøge, hvor mange forstyrrelser medarbejderne egentlig bliver udsat for hver dag.

 

De mange enkeltmandskontorer blev brugt til alt fra koncentreret arbejde til telefonsamtaler, uformel sparring og længerevarende møder.

Løsningen

Vi anbefalede derfor at indrette flere lokaler dedikeret til specifikke aktiviteter i deres kommende kontormiljø, samt at udarbejde konkrete regler for at minimere daglige forstyrrelser.

Resultatet

Anbefalingerne skal bruges til at indrette virksomhedens nye kontormiljø, så medarbejderne kommer til at arbejde i omgivelser, hvor de kan koncentrere sig, når de har brug for det.

Et spadestik dybere…

Udfordringen

En større dansk advokatvirksomhed skulle til at flytte til nye kontorlokaler og manglede i den forbindelse bedre indblik i, hvad de skulle lægge vægt på i udvælgelsen og udformningen af deres nye kontormiljø.

 

De var særligt interesseret i at forstå, hvordan deres eksisterende fysiske rammer, som bestod af enkeltmandskontorer, påvirkede medarbejdernes produktivitet, herunder særligt hvor mange og hvilke forstyrrelser medarbejderne blev udsat for.

 

Virksomheden bad derfor /KL.7 og vores samarbejdspartner, der er specialiseret i fysisk arbejdsmiljø, om hjælp til at afdække omfanget og naturen af daglige medarbejderforstyrrelser.

Løsningen

Til at kortlægge typen og omfanget af medarbejderforstyrrelser, installerede /KL.7 en række GoPro kameraer på udvalgte kontorlokaler over en kort periode. Helt konkret optog vi tilfældigt udvalgte medarbejderes færden på ti forskellige enkeltmandskontorer i otte timer om dagen i tre dage. Derefter kodede vi videomaterialet for antal og type af forstyrrelser, samt hvornår på dagen forstyrrelserne fandt sted.

 

Her opdagede vi, at der var for mange enkeltmandskontorer og for få fælles opholdsrum. De mange enkeltmandskontorer betød bl.a., at disse blev brugt til alt fra koncentreret arbejde til telefonsamtaler, uformel sparring og længerevarende møder. Kollegaer afbrød jævnligt hinanden på de små kontorer med spørgsmål og opgaver, hvilket medførte mange afbrudte arbejdsflow.

 

Adfærdsmålingen viste klart, at den enkelte medarbejder ikke havde mulighed for at frasige sig forstyrrelser, når de havde brug for at arbejde koncentreret på en opgave.

Resultatet

På baggrund af adfærdsmålingen anbefalede vi virksomheden at indrette flere lokaler dedikeret til specifikke aktiviteter i det nye kontormiljø.

 

Vi foreslog fx, at de etablerede et ‘bibliotek’ til koncentreret arbejde, specifikke mødelokaler og særlige rum til uformel sparring og videndeling mellem medarbejderne. Dertil anbefalede vi virksomheden at udarbejde regler for forstyrrelser, fx i forhold til hvornår medarbejderne har telefontid og hvornår på dagen de primært er tilgængelige for kollegial sparring.

 

Afdækningen gjorde det muligt at identificere de væsentligste udfordringer i virksomhedens fysiske arbejdsmiljø og understøttede en række løsninger, der forventes at bidrage til bedre fysiske rammer og færre forstyrrelser i medarbejdernes hverdag.

Vil du høre mere om projektet?

Thorbjørn Larsen

Adfærdsdesigner
HR & People Analytics

Læs om andre cases

Øget brug af hæve-/sænkeborde

Kontormedarbejdere bruger op til 12 timer om dagen på at sidde ned, og mange af disse timer tilbringes på jobbet. Så hvordan får man kontormedarbejdere til at bruge deres hæve-/sænkeborde mere?

Københavns Kommune halverede antallet af skod

Hvordan får man rygere til at benytte askebægrene på stationer frem for for at smide deres skod på jorden?

Indsigtsstudie om unge, som ikke er aktive

Undersøgelser af befolkningens generelle idrætsdeltagelse viser en tydelig nedgang i idrætsdeltagelse fra barndom til ungdom. Hvordan får man inaktive unge til at dyrke motion?